Que hacer si hay un error en Excel

Que hacer si hay un error en Excel

¿Que hacer si hay un error en Excel? Una vez creada la estructura del documento de facturación de la clase anterior, comenzaremos a trabajar con la automatización del documento.

Comenzaremos esta clase con la creación de la lista desplegable de los clientes. La idea es que seleccionemos al cliente de una lista y su dirección se cargue automáticamente. Para que esa automatización se genere, debemos comenzar por crear una hoja que tendrá una tabla auxiliar con los datos de los clientes. Esos datos estarán en dos columnas:

 

  • Cliente
  • Dirección

 

Lo mismo ocurrirá con la carga de la información de los artículos. Con solo cargar el código, se cargarán los datos asociados a ese código.

Crear la hoja auxiliar

Crear la hoja auxiliar

La idea es que, al terminar la factura, quede lista para imprimirla en un formato comercial de hoja. En otras palabras, que la hoja en la que se imprima el documento, sea de un formato compatible con cualquier impresora del mercado.

 

Si ya crearon la hoja llamada “Clientes” con sus dos columnas de datos, podemos proseguir haciendo clic en la hoja “Factura” y en la celda A9. Si todavía no lo hicieron, detengan el video, creen la hoja “Clientes”, carguen unos pocos clientes de ejemplo con sus direcciones y una vez que terminaron pueden proseguir con la actividad.

Validacion de datos

Validacion de datos

Hacemos clic en la ficha “Datos” y dentro del grupo “Herramientas de datos”, veremos el botón llamado: “Validación de datos”. En el campo llamado “Permitir”, hacemos clic en la pequeña flecha negra que apunta hacia abajo y desplegamos todas las opciones de la lista. Y de esa lista, elegimos la que, casualmente se llama también “Lista”. Esa acción hace que aparezca un nuevo campo llamado “Origen” y a la derecha veremos un botón denominado “Selector de rangos”.

Origen de los datos

Origen de los datos

Al presionarlo, el cuadro de diálogo colapsará, invitándonos a seleccionar el rango que celdas que será usado como rango de validación. Esto significa que ya no escribiremos los nombres de los clientes, sino que solamente los elegiremos de la lista desplegable. ¿Con qué fin? Para evitar la comisión de errores que nos obliguen a hacer un retrabajo innecesario.

 

Entonces, con el cuadro de diálogo colapsado, lo primero que haremos será hacer clic en la hoja donde se encuentran los datos listados. Una vez que hicimos clic en la hoja, lo segundo será seleccionar el rango de datos que deseamos usar, y para ello, seleccionamos desde el primero hasta el último, teniendo en cuenta que para esta lista solo deseamos usar los nombres de los clientes, ya que, por los nombres, se cargarán las direcciones.

 

Si lo deseamos o nos parece necesario, podemos seleccionar más celdas hacia abajo, aunque estén vacías, ya que si en el futuro, llegásemos a cargar más clientes en este documento, estos aparecerán en la lista de manera automática, así que será una buena idea, al fin y al cabo, seleccionar más celdas.

 

En todo caso, una vez seleccionado el rango de celdas que necesitamos, volvemos a hacer clic en el botón llamado “Selector de rangos” y veremos cómo se expande el cuadro de diálogo. Podríamos configurar las opciones de las pestañas “Mensaje de entrada” y “Mensaje de error” pero cómo está hasta ahora, tenemos todo listo para terminar.

Presionamos el botón “Aceptar” y ahora vemos cómo en la celda A9 aparece la lista desplegable permitiéndonos seleccionar un cliente de toda esa lista. De esta forma entonces, la validación, nos impide la carga de datos no válidos, ahorrándonos tiempo y complicaciones.

Nueva lista desplegable

Nueva lista desplegable

Lo siguiente que haremos, en esta clase, será crear la automatización para qué, cuando el usuario seleccione al cliente, se cargue automáticamente la dirección. Para poder llevar adelante esta tarea, nos vamos a valer de la función llamada BUSCARV que lo que hace es buscar un valor basado en un dato que está en una columna, y devolver el valor de la misma fila de esa tabla. Veamos cómo hacerlo.

 

En la celda A11 escribimos la función BUSCARV, abrimos paréntesis y el primer argumento que nos pedirá la función es que le indiquemos el “valor buscado”. Valor buscado es el dato que la función necesita para iniciar la búsqueda. Ese valor buscado está en la celda A9, por lo tanto, hacemos clic en esa celda, y separamos el argumento, con punto y coma.

 

Ahora, el siguiente argumento de la función es que se llama “matriz buscar en”, que básicamente es indicarle a Excel el rango de celdas completo donde están los datos que necesita devolver como resultado, entonces seleccionamos los datos incluyendo los títulos, no debemos olvidarnos de seleccionarlos, y separando nuevamente con punto y coma, le indicamos ahora la columna de donde provendrán esos datos. ¿Por qué necesita la columna?

Funcion BUSCARV

Funcion BUSCARV

Porque de todos los datos seleccionados, el resultado que necesitemos que devuelva, provendrá de una columna que Excel necesita que le indiquemos con un número, no con una letra. Entonces, después de indicarle donde están los datos, le decimos de qué número de columna provendrán, en este caso, será de la columna 2. Para terminar con la función, le debemos indicar que tipo de coincidencia queremos que aplique a los resultados. Al ser datos de texto, le diremos que necesitamos que la coincidencia sea EXACTA, por lo tanto, seleccionamos el valor lógico FALSO. Presionamos ENTER y vemos que en la celda donde debe aparecer la dirección del cliente, aparece un error  #N/A. ¿Qué significa en este caso ese error? Y lo más importante. ¿Que hacer si hay un error en Excel?

Error #N/A

Error #N/A

Lo que ese error está diciendo es que no hay información disponible, lo cual es cierto, y por esa razón, devuelve ese error. Pero, la idea es que ese valor de error deje de aparecer, y para ello nos vamos a valer de otra función.

 

Como siempre en Excel, es muy sencilla la solución de problemas, y solo basta trabajar apenas un poco más para solucionarlo.

 

La primera solución, poco satisfactoria, es que, si seleccionamos a un cliente, veremos que el error desaparece. Pero si borramos el nombre del cliente dejando la celda vacía, el error vuelve a aparecer. Entonces, concluimos que esta no es la mejor solución.

 

Para solucionarlo de forma permanente, vamos a anidar la función BUSCARV dentro de la función SI.ERROR. ¿Qué hace esta función? Esta función nos permite configurar un valor de error que se adapte a lo que necesitemos. Es decir, podemos hacer que en vez de que aparezca el error #N/A, aparezca otro valor de error

Para hacer esto, vamos a hacer clic en la celda A9 y con el puntero del mouse hacemos clic antes del signo =. Escribimos el nombre de la función y abrimos el paréntesis. Veremos que el primer argumento de esta función es el argumento “valor”. Para este caso, el argumento “valor” ya es la función BUSCARV, así que eso es lo que se está evaluando ahora, si esta función devuelve un error.

 

Separamos con punto y coma y vemos que el siguiente argumento es el argumento “valor si error”. Esto significa que, si el argumento anterior encuentra un error, este argumento nos permite personalizar el valor de error que deseamos que aparezca.

Funcion SI.ERROR

Funcion SI.ERROR

Cómo no deseamos que aparezca ningún valor de error, entonces simplemente, vamos a abrir y cerrar comillas, para que de esa manera el resultado sea que no nos muestre ningún mensaje. Una vez que cerramos el paréntesis presionamos ENTER y ya está solucionado el problema del mensaje de error #N/A. ¿Ahora sabes qué hacer si hay un error en Excel?

Fin de la clase N° 35

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