listas desplegables que es

Qué es una Lista Desplegable en Excel

En esta clase vamos a conocer qué es una lista desplegable para cargar los datos de los empleados y evitar cometer equivocaciones, duplicación de datos y otros errores

La posibilidad de cargar datos sin cometer errores, debe ser tenida en cuenta a la hora de trabajar, aunque sea con unos pocos datos. Es por ello que en esta clase vamos a usar una validación por listas desplegables que nos ahorrarán mucho trabajo.

realizar listas desplegables excel

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Comenzamos primero creando la tabla auxiliar que contendrá la lista de empleados que se cargarán en la estructura principal. Con cargar algunos datos de ejemplo será suficiente.

 

Una vez que está creada la tabla auxiliar, procederemos a crear la primera validación por listas desplegables que estará en el rango de celdas desde B6:B18 que se corresponde con el departamento o área en que trabaje la persona.

usar listas desplegables excel

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Para poder hacerlo, iremos a la ficha “Datos” y en el grupo “Herramientas de datos” haremos clic en el botón “Validación de datos”. Vemos que nos aparecerá un cuadro de diálogo con tres pestañas. En la pestaña “Configuración” hacemos clic en la pequeña flecha negra que apunta hacia abajo.

lista desplegable para excel

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Esto mostrará una lista desplegable con una serie de opciones de validación que nos será posible permitir en nuestro rango seleccionado. La validación que seleccionaremos para esta clase es la que se llama “Lista”. Al hacerlo, veremos que aparece debajo un campo llamado “Origen” y a la derecha de ese campo, un botón que, aunque no tiene nombre, se llama “selector de rangos”. Este es el botón que al presionarlo hará que colapse momentáneamente permitiéndonos seleccionar el rango de celdas que vamos a utilizar para mostrar los departamentos o áreas de los empleados. Al haber conseguido indicarle al cuadro de diálogo toda la información que necesitaba para mostrar los datos de validación, presionaremos el botón de “selección de rangos” que ahora nos expande nuevamente el cuadro de diálogo y si quisiéramos podríamos configurar las opciones de las pestañas “Mensaje de entrada” y “Mensaje de error” pero lo vamos a dejar así como está porque con estas opciones básicas tenemos todo lo que necesitamos para obtener el resultado que estamos buscando.

lista desplegable excel

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Presionamos el botón “Aceptar”, se cierra el cuadro de diálogo, pero ahora veremos que nuestra columna B de la hoja “Empleados” nos permite, en vez de escribirlos, seleccionar los departamentos. Esto nos evita además de escribir, que nos podamos equivocar, lo cual nos ahorra mucho trabajo.

Lo mismo haremos con el rango de celdas de Empleados. Fin de la clase N° 25

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