macros en excel 2016

Macros en Excel

En la clase pasada, conseguimos que una función nos devuelva el horario de entrada y salida de los empleados, pero ello provocó algunos problemas no esperados que en esta clase vamos a solucionar gracias a las Macros en Excel. Tenemos mucho trabajo por delante. Comencemos

Ya vimos cual es la utilidad de usar funciones que nos devuelvan la hora de ingreso de los empleados, pero también vimos que la función, AHORA, que muestra valores que van cambiando con el correr del tiempo se actualizan automáticamente, y eso que en algunas ocasiones es beneficioso, aquí nos pone ante un desafío. Así que en esta clase vamos a empezar a entender cuál será la estrategia para que esas fechas se queden fijas y no cambien, no importa lo que ocurra en el documento. Esta será una estrategia de tres pasos:

 

  1. Lo primero que debemos tener en cuenta para empezar a solucionar esta situación, es que la función AHORA es solo el primer paso de lo que debe ocurrir.
  2. Lo segundo que debe ocurrir es que la función AHORA una vez que muestre el valor dentro de la celda, lo debe dejar fijo. En otras palabras, la función debe irse y solo deben quedar los valores en formato de hora dentro de la celda.
  3. Lo tercero que debe ocurrir es que Excel debe hacer esto solamente en las celdas donde nosotros se lo indiquemos. No debe hacerlo en ninguna otra celda

 

Para hacer esto, lo primero que debemos realizar es activar una ficha de la cinta de opción que tal no tengan visible: la ficha “Programador”. Esta ficha tiene todas las herramientas que necesitamos para encarar esta actividad de manera exitosa.

 

Para activarla, lo primero que debemos hacer es clic en la ficha “Archivo”. Esto nos mostrará un menú con una serie de opciones. De todas las opciones que tenemos a nuestra disposición, haremos clic en la que se llama “Opciones”. Esto hará que se muestre un enorme cuadro de diálogo.

 

Para explicar todo lo que este cuadro de diálogo puede hacer por nosotros tomaría un curso completo, por lo tanto, solo me voy a enfocar en lo que necesitamos que es mostrar en la cinta de opciones la ficha que tiene las herramientas para resolver nuestro problema.

personalizar cinta de opciones

personalizar cinta de opciones

Por lo tanto, haremos clic en la opción que se llama “Personalizar cinta de opciones”. Al hacerlo, veremos que se muestran dos paneles. El panel de la izquierda muestra los comandos disponibles que podemos añadir a la cinta de opciones. Este no lo vamos a utilizar en este curso. Pero a la derecha está el panel que tiene lo que estamos buscando.

Si nos fijamos, veremos que por defecto no se muestran todas las fichas, hay algunas que vienen deshabilitadas “desde fábrica” por así decirlo. Y una de ellas es la ficha “Programador”. Esta ficha es la que nos ayudará con las tareas que debemos enfrentar en esta clase, así que la activamos haciendo clic en la casilla de verificación y presionamos el botón “Aceptar”.

macros en excel

macros en excel

Esto hará que se muestre la ficha “Programador” a la derecha de la ficha “Vista”.

 

Esta ficha tiene un grupo, el primero, llamado “Código”. Ese grupo, cuenta con todos los comandos que necesitamos, es básicamente nuestra caja de herramientas y la solución de nuestro problema a la actualización de la hora en las celdas.

 

La primera herramienta, o comando que usaremos se llama “Usar referencias relativas”. Gracias a este botón, las acciones que grabemos, solo ocurrirán en las celdas a donde nosotros le indiquemos a Excel que deben ocurrir. De otra manera, tendríamos más problemas que soluciones. Así que, por lo tanto, lo primero es hacer clic en ese botón y que ya quede activado.

usar referencias relativas en excel

usar referencias relativas en excel

La segunda herramienta o comando que vamos a usar se llama “Grabar macro”. Este botón, nos permite básicamente enseñarle a Excel lo que debe hacer, con la increíble ventaja de que Excel va a recordar siempre eso que le enseñamos y lo va a hacer de forma automática, y mucho más rápido de lo que nosotros podríamos hacerlo. En otras palabras: nosotros le vamos a enseñar a Excel lo que debe hacer, mientras Excel a su manera “nos mira” como lo hacemos y después lo repite por nosotros. Ese es el poder de saber usar la grabadora de macros.

boton grabar macro

boton grabar macro

Cuando hacemos clic en el botón “Grabar macro” se muestra ante nosotros el cuadro de diálogo de “Grabar macro”. Este cuadro de diálogo tiene dos campos obligatorios y uno opcional. Cómo obligatorio, está el nombre de la macro, que debe cumplir con ciertos requisitos.

 

  1. Los nombres de macros no deben comenzar con números o carácter subrayado cómo guiones bajos
  2. Los nombres de macros no deben contener espacios
  3. No puede haber dos nombres de macros iguales en el mismo libro de trabajo

 

El otro campo obligatorio es el de la ubicación de la macro que por defecto la guarda en el libro de trabajo actual

grabar macros

grabar macro

El campo opcional para la grabadora de macros es el campo “Descripción”. Aquí se puede colocar una descripción para la macro que explique qué es lo que hace, y la fecha en la que se creó, para dar información sobre la macro en el futuro si alguien necesita revisarla para, por ejemplo, no eliminarla por error.

 

Entonces, a esta macro vamos a ponerle un nombre que describa lo que hace. Así que se llamará “Ingreso”

nombre de la macro

nombre de la macro

Al presionar el botón aceptar, desaparece el cuadro de diálogo y notaremos que el botón que antes se llamaba “Grabar macro” cambió su nombre a “Detener grabación”

 

Esta macro lo que hará es crear la función AHORA en la celda sobre la que hagamos clic. Esa es la razón de porqué activamos primero el botón “Usar referencias relativas”.

 

Pero cómo Excel está grabando esta macro, quiero que también grabe que después de presionar la tecla ENTER, la celda activa debe volver a la celda donde se escribió la función AHORA. O sea que hago clic en la celda, o subo con la tecla de dirección del teclado, pero la celda activa debe quedar en la celda donde se escribió la función.

Funcion AHORA con Macros en Excel

Funcion AHORA con Macros en Excel

Una vez hecho esto, detenemos la grabación de la macro, porque este es el paso número uno de tres en la estrategia para solucionar el problema. La primera parte de tres está completa. Sigamos con las demás

 

Ahora grabaremos una macro que copie el valor de la celda, y que pegue solamente los valores, no las funciones. Si así no lo hiciéramos, nada tendría sentido porque al actualizarse los datos, la hora cambiaría dentro de la celda. Vamos a evitar eso grabando una nueva macro.

 

Para grabar esta nueva macro, repetimos los pasos, haciendo clic en el botón “Grabar macro”

A esta macro la llamaremos “fijar_horario”. Fíjense que estoy utilizando un carácter de subrayado, pero no al principio de la celda, sino en algún lugar después del primer carácter, en este caso, en el medio, pero esto es aceptado por Excel así que lo dejamos.

tutorial de macros en excel

tutorial de macros en excel

Presionamos el botón “Aceptar”. y ahora vamos a enseñarle a Excel lo que necesitamos que haga por nosotros. ¿Que debe saber hacer en este caso?

 

Lo primero es que, gracias a haber dejado la celda activa en donde está la función, ahora presionamos la combinación de teclas CTRL + C ¿Para qué? Para que la macro grabe la acción de copiar esa celda. Luego, y mientras la marquesina indica que la celda fue copiada, la macro debe registrar nuestra acción de hacer clic en la ficha “Inicio”, y posteriormente en la pequeña flecha negra que está debajo del ícono del botón llamado “Pegar”. ¿Y qué otra acción deseo que grabe esta macro? La acción de hacer clic sobre el botón llamado “Pegar valores”. Con este paso, conseguimos hacer que la función AHORA desaparezca y solo queden los valores dentro de la celda.

pegar valores

pegar valores

Podríamos terminar la macro aquí, pero hay un último paso que deseo que grabe la macro. ¿Qué paso? El de presionar la tecla ESCAPE para hacer que desaparezca la marquesina que indica la selección de esa celda, si así no lo hiciese, cada vez que fije un horario, quedaría la marquesina girando alrededor de la celda y debería presionar manualmente cada vez la tecla ESCAPE.

 

Presiono la tecla ESC, y ahora en vez de volver a la ficha “Desarrollador” vamos a detener la grabación de la macro desde el pequeño botón de la parte inferior de la barra de estado de Excel. Detenemos la macro presionando ese botón, y listo.

detener grabacion de la macro

detener grabacion de la macro

De esta manera resolvimos el segundo paso de nuestra estrategia que era que, por haber una función dentro de la celda, está provocaba la actualización de los datos, y que ya no volverá a ser un problema.

 

Vamos a grabar ahora la última macro. Esta macro grabará la hora de salida de los empleados. Es decir que será un calco exacto de la primer macro.

 

Entonces, volvemos a presionar el botón “Grabar macro”, le ponemos el nombre “egreso” y presionamos el botón “Aceptar”. Hacemos clic en la celda en la que ahora deseamos registrar esa salida, y volvemos a escribir la función AHORA. Detenemos la grabación de la macro y ya está. Cumplimos con los tres objetivos que nos habíamos planteado y de esa manera resolvimos el problema que veníamos arrastrando desde la clase pasada. Pero como la idea de este curso gratuito es que de verdad aprendas Excel, vamos a hacer algo que va a hacer que la experiencia de manejar esta aplicación sea más que satisfactoria.

 

Si las dejamos como están, las macros cumplirían su función de manera perfecta. Pero el problema se presentaría porque cada vez que las quiera ejecutar, debería ir a la ficha “Desarrollador”, y en el grupo “Código”, presionar el botón llamado “Macros”, y de la lista de macros que aparezcan, hacer clic en la macro que deseo ejecutar. Para evitar todo ese exceso de trabajo, vamos a crear una serie de botones que nos servirán para manejar las macros con el mouse dentro de la hoja.

ejecutar una macro

ejecutar una macro

Para crear los botones, primero deberemos ir al grupo “Controles” y hacer clic en el botón llamado “Insertar”. Eso nos mostrará un menú con dos grupos principales:

 

  • Controles de formulario, y
  • Controles ActiveX

 

Vamos a usar un botón que está dentro del grupo llamado “Controles de formulario”. Ese botón, se llama “Botón”, es el primero de la lista. Antes de continuar, les pido que presten atención al hecho de que ahora estamos viendo que el puntero del mouse es la clásica flecha, pero al hacer clic, veremos que el puntero con forma de flecha con el que hicimos clic para seleccionar el botón, se convirtió en el área del documento, en una pequeña cruz muy finita, y que nos permitirá crear el primero de los tres botones que vamos a crear.

controles de formulario

controles de formulario

El primer botón lo vamos a crear a la derecha del ícono de facturación, y ocupará más o menos, dos celdas de ancho y una celda de alto. Veremos que, al soltar el botón del mouse, aparecerá el cuadro de diálogo llamado “Asignar macro”. Este cuadro de diálogo nos pide básicamente que seleccionemos a que macro le vamos a asignar este botón. Entonces a este botón le vamos a asignar la macro llamada “Ingreso” y presionamos el botón “Aceptar”.

asignar macro a boton

asignar macro a boton

Podremos ver que actualmente el botón tiene el poco intuitivo nombre de “Botón1”. Como el botón está seleccionado, podremos cambiar el nombre simplemente haciendo clic ya sea desde el comienzo o desde el final del nombre, y seleccionándolo para posteriormente borrarlo, y ponerle un nombre más descriptivo, por ejemplo: “Ingreso”. Acá no se aplican las reglas de los nombres para las macros. Aquí si lo desean pueden comenzar por un número, o tener espacios, o lo que ustedes quieran.

cambiar nombre a boton

cambiar nombre a boton

Lo mismo haremos para crear los demás botones. Pero un truco es que, si deseamos tener dos botones exactamente iguales, podemos seleccionar el primer botón, haciendo clic con el botón derecho del mouse, y del menú contextual que aparece, hacer clic en la opción “Copiar”. Para pegarlo bastará simplemente con presionar la combinación de teclas CTRL + V y aparecerá el botón. lo movemos de lugar arrastrándolo desde los bordes, y lo ubicamos en el lugar que necesitemos.

 

Para que este botón tenga asignada su propia macro, hacemos nuevamente clic con el botón derecho del mouse, y del menú contextual que aparecerá, hacemos clic en la opción “Asignar macro”.

 

Nuevamente nos aparecerá el cuadro de diálogo “Asignar macro” y seleccionamos la macro llamada “Egreso”. Presionamos el botón “Aceptar”. Y le cambiamos el nombre para identificarlo con su macro asignada.

 

Si no estamos conformes con el tamaño o la forma del botón, siempre lo podremos corregir haciendo clic con el botón derecho del mouse y al aparecer el menú contextual, simplemente lo eliminamos presionando la tecla ESC y desde los puntos de control de las esquinas podremos, modificarlo.

 

Creamos el último botón, si deseamos de un tamaño más grande para diferenciarlo de los demás, además de por su nombre y con esto tenemos lista nuestro módulo de recursos humanos.

macros con botones en excel

macros con botones en excel

Pero podríamos perder todo nuestro trabajo si creyéramos que terminamos acá. No terminamos. Falta un paso muy importante. ¿Cuál es? Tenemos que guardar este libro, pero con un formato distinto. ¿Qué formato? Veamos.

 

Hacemos clic en la ficha “Archivo” y en la opción “Guardar cómo”. Esto nos mostrará una serie de ubicaciones recomendadas a donde podemos guardar nuestro archivo. Pero lo más importante no es donde lo guardemos, sino el formato en el que lo guardemos. Para cambiar ese formato, vamos a hacer clic en donde ahora dice “Libro de Excel” y de la lista desplegable que nos aparece, seleccionamos la opción “Libro de Excel habilitado para macros”

libro de excel habilitado para macros

libro de excel habilitado para macros

Si no elegimos esta opción perderemos todas las macros que hayamos grabado y todo nuestro trabajo habrá sido en vano. Es decir, al cerrarlo y volver a abrirlo, Excel no encontrará macros para ejecutar.

 

Ahora que elegimos correctamente la opción del tipo de archivo, presionamos con toda tranquilidad el botón “Guardar”. Fin de la clase N° 32

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