Cuando necesitemos cargar la hora de ingreso y la hora de egreso de cada empleado, podríamos hacerlo mediante una carga manual, pero si existe una opción para automatizarlo, la preferiremos sobre cualquier otra. En esta clase veremos cómo hacerlo con la función AHORA en Excel
La razón de ser de esta parte de la aplicación es conocer las horas de ingreso y egreso de cada empleado. Y podríamos dejar en manos de la persona que maneja la aplicación esa tarea, pero para evitar errores y omisiones, nos valdremos de la carga automática que Excel nos permite crear.
Vamos a hacer que, mediante el uso de la función AHORA, la aplicación cargue exactamente la hora y los minutos a los que el empleado ingresó o se retiró. ¿Cómo sabe la función AHORA a qué hora exactamente ingresó el empleado? La función AHORA lo sabrá porque usará la hora del sistema para devolver ese dato.
La función AHORA devuelve la fecha y la hora actuales con formato de fecha y hora. Pero conoce la fecha y la hora, porque la toma del reloj interno del sistema.
Para explicar más claramente lo que la función AHORA hace, voy a crear, presionando la combinación de teclas CTRL + U un nuevo documento.
Si en la celda A1 de este nuevo documento escribo la función AHORA y que, dicho sea de paso, no lleva argumentos, solo basta con abrir y cerrar paréntesis y presionar ENTER, vemos que devuelve exactamente la fecha y la hora actuales del sistema. Si solo quiero ver este resultado como horas y minutos, en la ficha “Inicio” y en el grupo “Números” vemos que el formato de esta celda está como “Personalizada”. La vamos a cambiar de formato, pasándola de “Personalizada” a formato de “Hora” y vemos cómo este cambio de formato muestra mejor la información que necesitamos obtener.
Pero esta ventaja, que obtenemos al evitar ingresar manualmente la hora de ingreso y la hora de egreso tiene un “pequeño” problema.
El hecho de hacerlo mediante una función AHORA, hace que cuando cargamos un nuevo dato, como por ejemplo la hora de salida, la hora se actualice automáticamente para ambas celdas y esto entra en conflicto con el criterio de control con el que deseamos crear nuestra aplicación.
En otras palabras: cuando gracias a la función AHORA se ingrese la última fecha y hora, es decir la de salida, esta actualizará a las demás, perdiendo automáticamente las horas ingresadas previamente. Por lo tanto, lo que debemos buscar es una solución a un problema que nos impide controlar correctamente el ingreso y el egreso de los empleados.
Pero no debemos preocuparnos, así como Excel nos solucionó el problema de la carga manual de las horas de ingreso y egreso de los empleados, sin buscarlo nos creó un pequeño problema, pero así también nos ofrece la solución a ese problema. Por lo pronto, debemos alegrarnos de que sabemos cómo generar los datos de ingreso y egreso de forma automática. En la siguiente clase, veremos cómo solucionar de la mejor manera posible este pequeño inconveniente.
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