Para poder navegar con información relacionada en otro archivo o en una página web, los usuarios podemos insertar hipervínculos en las celdas de las hojas de cálculo. Los gráficos también pueden tener hipervínculos que los conecten con otras hojas, otros documentos de Excel o de otros programas.
Con el reporte de gastos terminado, es hora de hacer que este módulo nos permita poder cargar, borrar y modificar la información que se representará en el gráfico. Veamos cómo hacerlo
Ya tenemos el reporte terminado, solo nos resta poder navegar por el archivo. Debemos tener en cuenta que las hojas de este libro de trabajo en muy poco tiempo, dejarán de estar visibles, así que debemos hacer que aún así, sea posible poder navegar por este módulo y que no se nos dificulte el trabajo, todo lo contrario.
Es por ello que vamos a ver como crear hipervínculos en Excel que conecten cada hoja de cada mes con el reporte de gastos principal, así nos podremos mover libremente por el módulo.
Lo primero será comenzar haciendo clic en la celda B4 de nuestro informe de gastos, ya que es en esa celda donde está el texto que hace referencia al mes en el que se registra el gasto correspondiente. Entonces, colocamos el signo = y escribimos el nombre de la función HIPERVINCULO y abrimos paréntesis. Al colocar el paréntesis, la función nos pedirá que le indiquemos la “ubicación del vínculo”. ¿Que significa “ubicación del vínculo”? Significa que debemos darle todo el contexto a la función para que entienda correctamente como crear la conexión, no bastará solamente con decirle en qué celda. El contexto en este caso se refiere básicamente a tres referencias que debemos darle:
- En qué libro
- En qué hoja de ese libro, y
- En qué celda de esa hoja de ese libro
Entonces abrimos comillas. ¿Porqué? Ya que estamos trabajando con la función HIPERVINCULO y vamos a escribir texto dentro de la función para decirle a qué libro nos estamos refiriendo, para que Excel no devuelva un mensaje de error, siempre los textos deben ir entre comillas. Y aquí viene algo interesante: si dentro de una función debemos hacer referencia a un nombre de libro de trabajo, además de las comillas, lo que debemos hacer después es abrir corchetes. ¿Por qué? Porque en los argumentos de las funciones el corchete le dice a Excel que eso que está entre corchetes es el nombre de un libro de trabajo. Abrimos entonces el corchete y escribimos el nombre del libro de trabajo.
No se como lo tengan ustedes pero es sumamente importante que lo escriban exactamente igual que como está en la barra de títulos si es que lo tienen abierto en este momento. Si no, bastará con ver como está escrito en el ícono del documento cerrado, en la carpeta de su computadora donde lo tengan guardado.
Pero ahí no se termina todo con el nombre, porque además de decirle en qué libro de trabajo, Excel necesita que le indiquemos qué extensión tiene ese libro de trabajo.
Hasta la versión 2003, todos los archivos de Excel, en su forma tradicional de guardado, se guardaban con la extensión .xls. A partir de la versión 2007 de Excel todos los archivos tienen la extensión .xlsx
Piensen en la cantidad de programas que tiene una computadora, y en la cantidad de archivos con esas extensiones que tienen. Lo que estamos haciendo es ser absolutamente precisos con la definición de la referencia a la que apuntamos. Es decir, no solo el nombre del libro (o documento) al que nos referimos, sino de que programa también.
Entonces cuando terminamos de escribir la extensión del archivo ahora sí, podemos cerrar el corchete.
El argumento de la función HIPERVINCULO ya sabe a qué libro corresponde esa primera referencia. Ahora sigue indicarle a qué hoja de ese libro queremos vincular la celda B4. Y lo haremos escribiendo el nombre de la hoja que en este caso es Enero, pero siempre que en una función escribimos el nombre de una hoja como referencia, debemos hacerlo escribiendo el símbolo de exclamación después del nombre de esa hoja, de lo contrario la función no entendería si estamos escribiendo un texto cualquiera o la referencia a una hoja de un libro de trabajo.
Pero esto no es todo, ya que además de la hoja, deberemos indicarle con qué celda de esa hoja deseamos vincular la celda B4 de nuestro reporte de gastos. Entonces, para este ejemplo, le indicamos que lo deseamos hacer con la celda A1.
Si nos fijamos, el nombre de la función tiene que haber quedado como:
=HIPERVINCULO(“[nombre_del_libro.xlsx]Enero!A1”)
Con toda esta explicación sólo entendimos que es lo que debemos saber para vincular correctamente con la función HIPERVINCULO, pero solamente para el contexto que se le debe proveer al argumento “ubicación_del_vínculo”.
Si lo dejáramos hasta acá y presionamos ENTER para terminar la función, podríamos hacerlo. De hecho lo voy a hacer a modo de ejemplo para que entiendan lo que va a ocurrir. Presiono ENTER y vemos que en la celda B4 aparece la referencia a la que estamos vinculando. Es decir lo que escribimos entre las comillas.
Cómo hipervínculo ya es funcional. Si le hacemos clic nos lleva a donde se lo indicamos. Lo que no se puede decir es que sea intuitivo para otro usuario que no seamos nosotros.
Para solucionarlo, vamos a hacer clic de nuevo en la celda B4 de la hoja Gastos y presionamos la tecla F2 que nos permite editar la función. Entonces, hacemos clic después del paréntesis, lo borramos y ponemos punto y coma. Vemos que ahora la función nos indica que argumento está esperando que le indiquemos: el argumento “nombre_descriptivo”.
Ese nombre descriptivo es lo que hará que el usuario sepa qué es lo que quiere hacer, o hacia qué hoja del documento quiere ir, pero lo importante es que lo pongamos para que quede claro para el usuario final lo que debe ocurrir. Como nombre descriptivo ponemos entonces “Enero” (con comillas incluidas) y ahora sí presionamos ENTER.
Vemos entonces que ahora sí es mucho más intuitivo lo que ese hipervínculo está indicando. Y si hacemos clic vemos que el lugar al que nos dirige es coherente con lo que se esperaba previamente al leer el nombre descriptivo en la hoja anterior.
¿Que queda por hacer? repetir los mismos pasos pero para vincular la celda A1 de la hoja “Enero” con la celda B4 de la hoja “Gastos”. Como ya queda claro que es lo que se debe hacer y en qué orden, entonces en la celda A1 escribimos lo siguiente:
=HIPERVINCULO”[nombre_del_libro.xlsx]Gastos!B4”;”Gastos”)
Y solo queda repetir lo mismo para cada hoja de cada mes.
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