Importar datos desde Access a Excel

Tablas Dinámicas: Importar datos desde Access a Excel

Access es una aplicación de Office. Quizás la menos conocida y usada de las aplicaciones de Office. Si no conoces que es Access ni lo que hace, imagínate que es un Excel, pero con esteroides.

 

 

Gracias a este poderosísimo software de la suite de Office se pueden crear bases de datos relacionales que permitan convertirlas en programas informáticos que administren… lo que se te ocurra, desde una biblioteca personal, hasta una Pyme.

 

Si trabajamos con algún programa informático hecho en Access, gracias a la compatibilidad entre los programas de Office, podremos extraer la información que necesitemos de forma muy sencilla.

Tablas dinamicas importar desde access

Tablas dinamicas importar desde access

 

Antes de comenzar, deben cumplirse dos requisitos. El primero es obviamente contar con un programa creado con Access y que, además, debe estar cerrado, es decir no debe estar “operable” y la base de datos de Access no debe estar bloqueada con contraseña.

 

El segundo requisito es tener un archivo de Excel abierto, en blanco, sin datos. El programa informático que se usará para este ejemplo es el llamado “Neptuno” que no es de una empresa verdadera, sino que fue creado por la gente de Microsoft, como ejemplo de las posibilidades que Access permite.

Desde donde importar datos de Access a Excel

Desde donde importar datos de Access a Excel

Comenzaremos la importación de datos desde Access hacia Excel, haciendo clic en la ficha “Datos”. Dentro del grupo “Obtener datos externos” veremos el botón llamado “Desde Access”.

 

importar datos desde una base de datos de access

importar datos desde una base de datos de access

Al hacer clic en el botón, se abrirá un cuadro de diálogo llamado “Seleccionar archivos de origen de datos” desde el cual buscaremos el origen o la ubicación del archivo de Access. Para este ejemplo lo tengo en la carpeta “Escritorio”.

 

importar datos desde access

importar datos desde access

Al hacerle doble clic, se abrirá un nuevo cuadro de diálogo llamado “Seleccionar tabla”. Las medidas de este cuadro de diálogo, es decir, su tamaño, se puede ampliar para trabajar más cómodamente.

Access seleccionar tabla

Access seleccionar tabla

Al hacerlo, veremos todos los objetos de base de datos. Sin entrar en demasiados detalles técnicos, Access denomina “objetos” a las “partes” que componen un programa informático creado con ese software. En el ejemplo que estás viendo, hay “tablas” pero también hay “consultas”. Para este ejemplo, mostraré como hacer una exportación desde la consulta llamada “Consulta de pedidos”.

access seleccionar consultas

access seleccionar consultas

Una vez que quedó seleccionada esa consulta, hacemos clic en el botón “Aceptar” y vemos que se muestra un nuevo cuadro de diálogo, más pequeño que los anteriores, llamado “Importar datos”. Para entender lo que está ocurriendo, si este cuadro de diálogo pudiera hablar, nos estaría preguntando “¿Cómo quieres ver los datos qué estás por importar?” “¿Cómo una tabla?”, “¿Cómo un informe de tabla dinámica?”, “¿Cómo un gráfico dinámico?”, “¿Cómo una conexión de datos?”.

Access importar datos

Access importar datos como tabla

Cómo vimos en la anterior publicación Procedencia de los datos de una tabla dinámica  no podemos ni debemos asumir que los datos están correctamente estructurados. Entonces para esta práctica, los vamos a importar “Cómo una tabla”. No está de más recordar que las tablas deben comenzar (idealmente) desde la celda A1, así que siempre hay que verificar este paso, para evitar retrabajos innecesarios.

 

Al hacer clic en el botón “Aceptar” y los datos de la consulta de pedido de Access se acaban de importar a Excel en formato de tabla.

access importar como tabla

access importar como tablas

Cómo has visto, la importación de datos desde Access, no representa mayor problema. Solo necesitas la adecuada guía y has comprobado por ti mismo que no es un proceso técnicamente difícil, pero los beneficios son muchísimos. La gran mayoría de las personas desconoce que esta importación se puede realizar así que saberlo te coloca en un sitio privilegiado frente a tus colegas y jefes.

 

Estas publicaciones tienen como única finalidad ayudarte a crear mejores tablas dinámicas. Si quieres saber Qué es una Tabla dinámica o cuales son las razones para usar las tablas dinámicas, o si quieres tener un primer acercamiento al uso de las tablas dinámicas, o qué condiciones que deben cumplir los datos en una Tabla Dinámica haz clic en los enlaces y disfruta del contenido que está creado para que aprendas más sobre tablas dinámicas y trabajes menos pero mejor.

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