Vamos a trabajar ahora con la Función SI en la parte de nuestra aplicación que nos avisará de forma automática cuando hay que reponer los productos. Contar con esta clase de automatización hace toda la diferencia a la hora de trabajar con grandes volúmenes de información.
Vamos a empezar esta clase entendiendo que tarea cumplen las columnas “Entradas” y “Salidas”. Estas dos columnas lo único que harán es permitir cargar manualmente información. ¿Porqué? Porque esta, es información variable. Es decir: se desconoce previamente cuántos productos pueden salir o entrar, es una incógnita, entonces solo se administrarán de forma manual. La función SI nos ayudará a dar solución a ese problema.
Pero donde sí debemos automatizar gracias al uso de funciones, es en la columna “Observaciones”. Para ello, volveremos a utilizar la función lógica SI, pero esta vez en su forma más simple. No la vamos a anidar con ninguna otra función. Solo vamos a hacer que la función SI devuelva un resultado entre dos posibles.
Comenzamos escribiendo dentro de la celda G4 el signo = y el nombre de la función (SI). Después de abrir el paréntesis vemos que la función SI nos pide que le indiquemos la prueba lógica. Recordemos que la prueba lógica es la comparación que la función necesita para saber qué resultado debe devolver. ¿Y cuál será esa comparación? ¿Contra qué lo compararemos? Bueno, en este caso, será con el valor de la celda H4. Como el valor de la celda H4 será un número que representa la cantidad que hay actualmente en el Stock, la comparación con ese número tiene tres posibilidades, de las cuales elegiremos la que más nos sirva a nuestros fines. Veamos
El valor podrá ser:
- <= Menor o igual a determinado número
- >= Mayor o igual a determinado número
- <> Distinto (no igual) a determinado número
Cómo lo que estamos administrando son las compras y la ventas, si nuestro Stock, cayó a 0, es decir cuando nos quedemos sin productos, vamos a crear una alerta que nos avise de esa situación. Por el contrario, si tenemos productos en nuestro Stock, querremos saber que cantidad disponemos
Por lo tanto vamos a utilizar como prueba lógica la comparación entre el valor de la celda H4 y si este valor es <= a 0. Con esos datos, ya establecimos correctamente la prueba lógica.
Ahora, separamos con punto y coma para pasar a resolver el siguiente argumento, que es el “valor si verdadero”. El valor si verdadero es el resultado que la función SI devolverá, si se comprueba la prueba lógica. En otras palabras ¿Que debería ocurrir cuando H4 sea menor o igual a cero? Lo ideal sería que me lo avisara, con un mensaje. Entonces eso haremos. Crearemos un mensaje que la función mostrará cuando se cumpla la primera condición.
Para ello, después del punto y coma, abrimos comillas ¿Por qué? Porque si vamos a introducir texto dentro de una función este no aparecerá como lo deseamos si no le especificamos a Excel que es un texto que necesitamos que aparezca como parte de ese resultado.
, y escribimos ese mensaje. Por ejemplo, podría ser: Stock insuficiente. Reponer artículos. Quedan… pero aquí vamos a hacer algo que añadirá más información al mensaje.
Haremos que además de avisarnos que hay que reponer, nos informe cuantos artículos quedan. Para ello usaremos el operador de referencia llamado & (Ampersand) . Este operador lo que hace es unir o concatenar valores que están en diferentes celdas. Entonces, después de la palabra Quedan presionamos una vez la barra espaciadora, volvemos a abrir comillas, escribimos el operador & (ampersand) para indicarle a la función que debe unir el texto escrito esta celda con el valor de la celda H4.
Hasta aquí tenemos resuelto el valor_si_verdadero, es decir, el resultado que devolverá la función, cuando se cumpla la prueba lógica. Pero nos falta indicarle el valor_si_falso, o sea, que resultado devolverá la función si la prueba lógica no se cumple. Y para ello, sencillamente, después de poner punto y coma abrimos y cerramos comillas para que la función entienda que no hay nada que comunicar.
Al presionar ENTER notaremos que aparece el mensaje de advertencia que configuramos. ¿Por qué? Bueno, si vemos, la columna llamada “Stock” no tiene ningún valor, lo que para Excel equivale a un cero. Y si vemos más detalladamente notaremos que después de la palabra “Quedan” no muestra ningún valor. Vamos a corregir momentáneamente eso, ingresando un Cero en la celda de Stock. Al presionar ENTER ahora sí veremos que el mensaje aparece completo.
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