El ejemplo de formato condicional que veremos le aplica a las celdas seleccionadas un formato de celda para hacer esta se destaque cuando así tenga que ser. Esto es importante ya que permite identificar valores o tendencias, para tomar decisiones gracias a los datos.
Vamos a comenzar la clase reconociendo en qué parte del documento aplicaremos los formatos condicionales.
Vamos a aplicar varios formatos condicionales, pero el primero de ellos, lo aplicaremos en el rango de celdas que va desde G4:G34
Cómo podemos ver, en la primer celda tenemos el mensaje que configuramos anteriormente. Vamos a basarnos en ese texto, para configurar ahora nuestro formato condicional. Cómo mensaje ya cumple su función, pero vamos a hacer que además se destaque de entre los demás textos si el mensaje vuelve a aparecer en otras celdas.
Pare ello, y con las celdas seleccionadas, vamos a hacer clic en la ficha “Inicio”. En el grupo “Estilos”, veremos un botón llamado “Formato condicional”. Cuando lo presionemos, se desplegará un menú de distintos tipos de formatos condicionales. Vamos a utilizar para este ejemplo, el formato condicional que nos permitirá resaltar los valores de celdas en función del texto que contiene.
Al seleccionar esta opción, se mostrará un cuadro de diálogo llamado “Texto que contiene” y estamos viendo que tiene dos campos:
- Aplicar formato a celdas que contengan el texto, y
- Los tipos de formatos que podremos aplicar
El primer campo nos permite escribir el texto que deseamos que Excel reconozca como condición de ese formato. Entonces en ese campo vamos a utilizar la palabra: “insuficiente”.
Podrán ver como es solo empezar a escribirla y Excel ya resalta la celda con el formato indicado. Presionamos el botón “Aceptar” y el formato quedó perfectamente aplicado.
Ahora nos queda aplicar el formato condicional al rango de celdas de la columna de Stock. A estas celdas les vamos a aplicar un formato condicional distinto. Pero la forma de hacerlo es la misma. Seleccionamos el rango de celdas que queremos afectar con el formato condicional, si no la tenemos seleccionada hacemos clic en la ficha “Inicio”, y en el grupo “Estilos” hacemos clic en el botón formato condicional para que se desplieguen las opciones de formato.
Cómo ahora estamos trabajando con números, vamos a seleccionar una opción que nos permita resaltar valores de celdas que sean “igual a” y veremos cómo se abre el cuadro de diálogo llamado “Es igual a” y le vamos a aplicar un formato a celdas que sean iguales a 0 pero ahora que el relleno sea texto rojo. Apretamos el botón aceptar y se aplica el formato.
Lo interesante de los formatos condicionales es que son aditivos, es decir, podemos seguir añadiendo formatos condicionales. Claro que hay límites para aplicarlos en cuanto a su cantidad sobre un rango de celdas, pero no estamos ni cerca de alcanzarlo. Aún así, conviene no exagerar con su uso, ya que también consumen recursos de la computadora como memoria RAM y memoria de video así que también estamos limitados por ese factor.
Cómo después de apretar el botón “Aceptar” seguimos teniendo el rango de celdas seleccionado, vamos a aplicar un último formato condicional. Esta vez será el formato condicional de “Conjunto de iconos” y usaremos el primero que está en el grupo “Indicadores”. Lo seleccionamos y veremos que ocurre algo llamativo. Tenemos un cero en el Stock automático, pero el formato condicional está marcando ese valor con un color verde
¿Por qué? Recuerden que estamos trabajando con un rango de celdas. Y la única celda que tiene un valor (no importa que valor) es la celda que tiene un cero. Como no tiene otro valor con el cual comparar, entonces es por eso que lo marca con color verde.
Aunque no está bien hacerlo, voy a escribir debajo el número 10 y al presionar Enter ahora sí el formato condicional está trabajando para resaltar reglas de celdas establecidas en esta aplicación. Fin de la clase N° 22
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