¿Necesitas que los datos de varias hojas se combinen en una sola hoja? Llegó entonces la hora de consolidar datos en Excel.
En publicaciones anteriores aprendiste cómo usar los Rangos de consolidación múltiples que sirven para unir varias hojas de Excel en una tabla dinámica. Esta técnica es muy útil al trabajar con grandes contingentes de datos, pero aplica mayormente para usarla con tablas dinámicas.
Lo que aprenderás ahora solo requiere que tengas listas de datos, que es la forma natural de organizar la información en Excel. Esas listas pueden estar en varias hojas o en varios libros de trabajo o archivos. En el ejemplo que puedes ver en las imágenes el libro de trabajo tiene tres hojas:
- Enero
- Febrero
- Marzo
Cada una de esas hojas tiene una característica común: las tres tienen la misma cantidad de columnas. Obviamente los datos serán diferentes en cada caso, ya que es lo que se espera que ocurra con la información de una empresa o negocio.
Pero además se debe crear una cuarta hoja. Esta hoja de denomina Hoja de cálculo maestra. Esta hoja es la que recibirá la consolidación de las tres hojas anteriores que para este ejemplo se denomina: Primer trimestre.
Esto es basicamente lo mínimo que debes tener para iniciar la consolidación de tus datos. El paso siguiente entonces desde la ficha Datos > Herramientas de datos > Consolidar al hacer clic aparece la herramienta Consolidar.
Al hacer clic aparecerá el cuadro de diálogo de la herramienta Consolidar la cual requiere como primer paso que se defina qué operación se desea realizar. Aquí cabe mencionar que además de la SUMA las operaciones que se pueden realizar contemplan:
- RECUENTO
- PROMEDIO
- MAX
- MIN
- PRODUCTO
- CONTAR NUMEROS
- Etc…
Una vez que está claro que función se utilizará para la consolidación, debes definir las referencias.
Las referencias no son otra cosa que las áreas de las distintas hojas que tienen los datos que deseas consolidar. Todo lo que debes hacer para comenzar es clic en el botón selector de rangos que tiene una pequeña flecha apuntando hacia arriba . Esto hará que el cuadro de diálgo colapse para permitir seleccionar las hojas y las áreas (o referencias) que tienen los datos que se desean consolidar.
Si los datos estuvieran en otros libros de trabajo, se deberá hacer clic en el botón llamado «Examinar…» que abrirá el cuadro de diálogo del mismo nombre para seleccionar esos libros de trabajo.
Después de cada referencia seleccionada se debe hacer clic en el botón Agregar para pasar esas referencias al área llamada «Todas las referencias«. A medida que se vayan añadiendo más referencias estas se irán mostrando en esta área.
Si lo deseas vincular los datos consolidados es recomendable activar la casilla de verificación llamada «Crear vínculos con los datos de origen«. Esto te permitirá, al final de la consolidación, saber que datos componen dichos resultados.
Ahora solo bastará con presionar el botón Aceptar y de esta manera tendrás un resumen o consolidación de datos de distintas hojas o libros y habrás trabajado mucho menos que usando solo referencias de celdas.
