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Condiciones que deben cumplir los datos en una Tabla Dinámica

Las Tablas Dinámicas, para entregar resultados sólidos y fiables, necesitan que sus datos cumplan con ciertos criterios de consistencia

 

Antes de comenzar a trabajar en lo que va a ser una tabla dinámica, quiero tomarme el tiempo de que entiendas la importancia acerca de la forma en la que deben estar organizados los datos y que sin darte cuenta,  tal vez, no sea la indicada. Esto lo hago con el único fin en mente de que comiences siempre con el pie derecho, que no debas hacer re trabajos y que si detectas errores o inconsistencias, sepas cómo proceder.

Aquí te voy a recomendar algunas de las mejores prácticas para la preparación de datos de origen que se desean resumir utilizando tablas dinámicas de Excel.

Hay algunas lineamientos estándar que deben ser respetados, pero como con la mayoría de las cosas en la vida es mejor seguir la regla:

Lo primero que debemos entender es que no debemos asumir que por estar en un archivo de Excel los datos ya están listos para ser convertidos en una tabla dinámica. Estos datos pueden estar en un archivo de Excel sin formato específico, o……pueden estar en una tabla de Excel y aun así no cumplir con los criterios y condiciones que se espera y se necesita de ellos.

 

Ya sea que se trate de una lista de Excel sin formato específico, o de datos dentro de una tabla la primera condición que los datos deben cumplir es que deben poseer un encabezado que permita identificar los datos que se corresponden a este encabezado. Por ejemplo, el encabezado de fechas permitirá mostrar debajo las fechas correspondientes a determinado periodo. El encabezado llamado “vendedores” mostrará los nombres y apellidos de los vendedores etc.

 

Estos datos organizados por los encabezados se llaman registros. Es importante entender: los registros existen para mostrar datos por lo tanto, no podemos permitir la existencia de registros vacíos, es decir, no puede haber filas vacías, como así tampoco, debe haber celdas dentro de estos registros que no contengan datos. Si estos no estuvieran, debemos buscarlos y completarlos, ya que al momento de agrupar la información está puede mostrar valores erróneos o poco claros.

La forma más rápida de encontrar registros o celdas vacías es haciendo doble clic en alguno de los bordes superiores o inferiores de la celda activa. Por ejemplo, si la celda activa se encontrara en el encabezado de un registro(o sea de una columna), e hiciéramos doble clic en el borde inferior de dicha celda activa, ésta se desplazará hacia la zona inferior en la que encuentre una celda o un registro vacío. Esta operación debe hacerse campo por campo, es decir columna por columna, hasta estemos seguros de haber completado todos los registros y todas las celdas vacías con sus correspondientes datos.

Normas estándar para la preparación de datos de tabla dinámica:

  • Inicia tu tabla de datos en la celda A1 (Preferible)
  • Todas las columnas deben tener nombres de campo de encabezado o títulos (Vital)
  • Los títulos de encabezado deben ser únicos, es decir no deben repetirse
  • Evita las celdas en blanco especialmente en la columna A. Evitar las celdas en blanco en la columna A ayuda con la configuración de los rangos dinámicos con nombre y evitar las celdas en blanco en los campos de datos ayuda a la tabla dinámica a seleccionar la función de resumen correcta (Preferible)
  • Al eliminar todos los totales o subtotales en las filas de datos, tu tabla dinámica hará todo el resumen que necesites (vital)

Ejemplo de una tabla de datos de ventas mal formateada

Un ejemplo simple sería los datos de ventas mensuales que a menudo se llevará a cabo en una tabla que se parece a esto, con todos los datos de ventas en las columnas mensuales:

Aunque no se trata de una mala forma de presentar datos para un informe final, no es la mejor manera de generar los datos subyacentes para crear una tabla dinámica. El problema es que los datos ya se han resumido y esta estructura dificulta nuestra capacidad de producir diferentes extracciones de resultados.

 

El problema con esta tabla es que no es inmediatamente obvio lo que está mal con estos datos  hasta que empecemos a construir la tabla dinámica y luego tratar de extraer los datos para mostrar múltiples resúmenes.

Cuando selecciones un rango de datos y comiences a construir tu tabla dinámica, tendrás que agregar cada mes de ventas como un campo de datos individuales. Esto es mucho tiempo pero lo más importante es elimina la posibilidad de hacerle preguntas a los datos.

(Ver imagen abajo)

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Si buscas en el cuadro Valores, puedes ver varias entradas para cada mes con la descripción “Suma del mes”

La tabla dinámica generada a partir de estos datos es bastante limitada y no aplica automáticamente los totales generales, ya que considera que cada campo de valor es una entidad completamente diferente.

 

Ejemplo de una tabla de datos de ventas con buen formato

Usando los mismos datos podemos estructurar nuestro archivo de datos para permitir un nivel mucho mayor de análisis de datos a través de la tabla dinámica.

 

Idealmente, los datos del mismo tipo, en este caso, las ventas mensuales, estarían en la misma columna y tendrían otro campo que les permitiría identificar el mes relevante. La tabla de datos revisada se vería así, estrecha y larga en vez de corta y ancha:

Ahora, cuando preparamos la tabla dinámica, sólo necesitamos seleccionar un campo de valor Ventas

 

Esto nos da mucho alcance cuando tratamos de generar informes útiles.

 

Si arrastramos el campo Mes en la sección Etiquetas de columna, podemos informar mes por mes el informe de ventas, pero como Excel reconoce ahora nuestro campo Mes como meses reales, podemos aplicar agrupaciones de fechas para resumir nuestros datos en intervalos trimestrales o anuales.

 

He aquí una muestra de informes fácilmente girados que dependen de que los datos subyacentes estén estructurados correctamente.

Si quisiéramos hacer esto con los datos mal formateados tendríamos que usar campos calculados para decir que, por ejemplo, T1 = En + Feb + Mar o usar subtotales adicionales a los datos que no son ideales en absoluto.

 

Qué hacer si los datos están en el formato incorrecto para una tabla dinámica

A veces los datos llegan a tu escritorio ya formateados y no has tenido oportunidad de aplicar las restricciones adecuadas en la estructura de datos. En este punto necesitas sopesar los pro y contras de luchar con los datos antes de empezar a analizarlos.

Con algunas tareas, sin duda vale la pena volver a ensamblar los datos en un formato tabular estructurado para que puedas utilizar todas las características de resumen disponibles para bien ordenados tablas dinámicas. Si no lo haces, caerás rápidamente en la vieja forma de trabajo de Excel donde los datos fueron analizados mediante el uso de las fórmulas más horrendas e indescifrables.

 

Por lo general vale la pena volver a la persona que te proporcionó los datos en el primer lugar para ver si pueden proporcionarte los datos correctamente estructurados. En muchos casos encuentro que la estructura de datos pobre es el resultado de alguien que intenta ser demasiado útil, que comienzan con un archivo plano y luego los resume antes de enviártelos.
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