Como usar la funcion Suma en Excel

Como usar la función Suma en Excel

Vamos a empezar a hacer que nuestro almacén comience a realizar las operaciones que permitan que nos comience a dar información del negocio. Esto lo lograremos gracias a usar la función SUMA de Excel

La celda denominada “Total precio de compra”, es la que nos permitirá saber cuánto dinero ha ingresado por las compras de ese día. Para empezar a calcularlo, haremos un clic en la celda y pondremos el signo Igual. ¿Porqué? Porque en Excel esa es la forma de decirle que en esa celda vamos a usar una fórmula o una función. Si no lo hiciésemos así, es decir, si no empezamos con el signo igual Excel entendería que solo queremos escribir texto, lo cual obviamente también podríamos hacer, pero ahí ya no estaríamos creando una aplicación. Solo estaríamos usando Excel como un procesador de texto, y ese no es el sentido de estas clases, ni de este curso ni de Excel.

Luego de poner el signo igual, escribiremos el nombre de la función, que, en este caso, y teniendo en cuenta que la celda adyacente se llama “Total precio de compra” siempre que veamos la palabra “Total” debemos asumir que para obtenerlo debemos usar la función Suma en Excel.

Entonces escribimos el nombre de la función. Pero aquí es importante empezar a aclarar algo que servirá para entender a futuro cómo trabajar con todas las funciones.

Siempre se tiende a escribir el nombre de las funciones en mayúsculas, pero esto es una práctica innecesaria. Y es innecesaria, porque desde el momento en que estamos escribiendo la función, si lo hacemos en minúsculas, y si está bien escrita, Excel nos hará saber que la escribimos correctamente convirtiéndolas a mayúsculas automáticamente. En otras palabras, Excel ya comienza a interactuar y a comunicarse con nosotros desde el momento en que terminamos de escribir la función. Si convierte el texto de la función de minúsculas a mayúsculas, nos está diciendo: “Está bien escrita, puedes seguir adelante”. Si Excel la deja en minúsculas o nos devuelve un mensaje de error, está diciéndonos: “Hay algo que está mal y debes corregirlo”.

funcion suma en excel

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Y si además tenemos en cuenta que cuando escribimos las funciones Excel nos ofrece la lista de funciones que comienzan con esos caracteres, podremos terminar de escribir ese nombre de función sin errores con la tecla TABULADOR, que es la tecla que tiene dos flechas en direcciones opuestas y que se encuentra a la izquierda de la letra Q. De esta manera empezamos a conocer las opciones que Excel tiene para hacer que trabajemos más rápido y que de verdad son muchísimas.

Resumiendo: Los nombres de funciones se escriben en minúsculas y se seleccionan de la lista de funciones con la tecla TABULADOR lo que, además, hace que escriba el paréntesis de apertura.

Una vez escrito el nombre de la función y que Excel escribió el paréntesis de apertura por nosotros usando la tecla TABULADOR, aparecerá una etiqueta debajo, que nos estará mostrando el nombre de los argumentos que Excel espera que le ingresemos.

Aquí sí comienza nuestro trabajo de darle a la función la información que necesita para que nos devuelva el resultado correcto. ¿Qué información está esperando que le ingresemos? Según la etiqueta, está esperando que le indiquemos qué números queremos que sume. Y si observamos más atentamente, además, está esperando que separemos cada uno de esos números por un punto y coma, hasta terminar de ingresarlos todos y ahora sí, que presionemos la tecla ENTER para obtener el resultado.

Bueno, me imagino que, si estás empezando a aprender Excel y lo piensas por un segundo, podrías decir que hacer eso, es mucho trabajo, lo cual es cierto. Primero, porque en Excel es poco práctico tener que sumar números como si de una calculadora se tratase. Por extraño que parezca, En Excel no se suman números, se suman las celdas que tienen números.

Pero, además, podemos aprovechar la ventaja que Excel nos ofrece de trabajar con rangos de celdas, que no son otra cosa que conjuntos o grupos de celdas, que podemos utilizar para realizar las operaciones.

En otras palabras: el argumento “número 1” puede ser o un simple número o también un rango de celdas que contengan números y que será tomado como un solo argumento.

Entonces para poder sumarlo, deberemos seleccionarlo comenzando desde la primera celda. Eso lo sabremos porque la “marquesina” de color alrededor de la primera celda así nos lo muestra. Pero si arrastramos el puntero del mouse sobre el rango de celdas que queremos que se sumen, veremos que después de la primera referencia de celda, aparecerán dos puntos y después aparecerá la última referencia de celda. ¿Qué significan esos dos puntos?

Son conocidos como “operadores de referencia” y si bien no son los únicos operadores de referencia que existen, le están diciendo a la función SUMA desde donde debe comenzar a sumar (G8) y hasta donde debe hacerlo (G32).

Es decir que, si pudiéramos traducir esta función a lenguaje humano, la función nos estaría diciendo: voy a sumar desde la celda G8 HASTA (por eso los dos puntos) la celda G32.

Bueno, me imagino que alguien podría decir: “Javier, es más fácil y rápido usar el botón Autosuma y listo! ¿Para qué tanta explicación”?

Y la verdad es que es cierto, Excel ofrece muchas formas de hacer las cosas mejor y más rápido, y una de esas ventajas es la de usar el botón Autosuma.

Pero pienso que es mejor que conozcas desde la base, y una vez con el conocimiento adquirido, puedas avanzar más rápido, que solo decirte: “usa el botón autosuma y no te compliques”. Fin de la clase N° 12

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