Ya hemos visto la Función condicional SI aplicada en el Módulo 3 de este curso, para la actividad de Compras y Ventas. Ahora veremos su aplicación práctica en este módulo y cómo resuelve el problema al que nos enfrentamos.
Una vez creadas las listas basadas en la Validación de datos, vamos a valernos de la función condicional SI, para calcular el total de horas trabajadas por cada uno de los empleados. Las horas trabajadas se calculan en base a: horario de salida – horario de llegada.
El problema se presenta porque esa situación se repite durante cada uno de los días trabajados en la semana para cada uno de los empleados. Como podemos observar, la tarea a la que nos enfrentamos no es de poca relevancia.
Es por ello que vamos a anidar la Función SI, para que en conjunto con la función ESNUMERO, aumente la capacidad de cálculo para resolver este problema.
Comenzaremos haciendo clic en la celda N6 y escribimos el signo =, luego escribimos el nombre de la función SI y luego de abrir el paréntesis vemos que el primer argumento que nos pide la función es la “prueba lógica”. La prueba lógica no es otra cosa que una comparación que la función necesita establecer para saber qué resultado debe ofrecer posteriormente. Esa comparación, la resolveremos con una función llamada “ESNUMERO”.
¿Por qué? Para entenderlo pensemos en la situación del primer empleado. Si el día lunes no fue a trabajar, entonces, en las celda D6, no se cargó ningún valor de horas, que a pesar de estar en formato de hora, para excel son números. Por lo tanto, gracias a comprobar que en la celda D6 del día lunes (o de cualquier día) hay un número, automáticamente la función sabrá qué debe hacer una resta, porque la función ESNUMERO comprobó que hay números para restar.
Esa es la prueba lógica o comparación que establecemos: si hay números en la celda D6 que los reste, y si no, que continúe con el siguiente argumento
Cerramos entonces el paréntesis de la función ESNUMERO y ahora resolveremos el “valor si verdadero”. Recordemos que el “valor si verdadero” es lo que debe ocurrir si se evalúa como Verdadera la prueba lógica, es decir si se cumplió lo que la prueba lógica tenía que comparar. Por lo tanto, si es verdadero, que haga una resta. ¿Que resta? La resta del horario de salida menos el horario de llegada. De esa manera estaremos calculando cuántas horas trabajó el día lunes, si es que el día lunes se cargó el número correspondiente a la hora de ingreso. Separamos con punto y coma el valor si verdadero y ahora continuamos para resolver el “valor si falso”.
¿Que es el valor si falso? El “valor si falso” es lo que la función debe hacer si no se pudo comprobar la prueba lógica, es decir si no hay números en la celda D6. Si no hay números en la celda D6, entonces que devuelva un cero.
Hasta aquí resolvimos el problema de calcular cuántas horas trabajó esa persona el día lunes, si es que fue a trabajar.
Aunque no terminamos la actividad, voy a cerrar el paréntesis de la función para comprobar lo que hace hasta ahora. Si el primero empleado entró a trabajar a las 10:00 am, lo primero que veremos que ocurre es que nos devuelve un valor en decimales que no parece que se corresponda con un resultado esperado, pero lo cierto es que sí. Ese valor que estamos viendo tiene que ver con la fracción de tiempo del día transcurrido, en la celda de las horas trabajadas según la resta que se está haciendo.
Esa forma de ver los datos, ocurre porque actualmente nuestra información de horarios se muestra en formato General. Pero para que el formato se muestre en formato de horas transcurridas, vamos a cambiarlo.
Desde la ficha “Inicio”, y en el grupo “Número” cambiamos de General, a “Más formatos de número”. Esto nos mostrará un cuadro de diálogo llamado “Formato de celda”, con varias pestañas. Aquí vemos por que se muestra como fracción, ya que al no tener un formato definido, lo convierte al primer formato aplicable. Dentro de la pestaña “Número” haremos clic en el panel de la izquierda donde dice “Personalizada”
Al hacer clic en “Personalizada”. veremos como se muestran a la derecha una serie de distintos tipos de formato. Tenemos muchos para elegir, pero vamos a elegir uno específico que nos mostrará el formato en Horas y Minutos y que se representa con el formato [h]:mm.
Al presionar el botón “Aceptar” vemos que el formato decimal cambia, y ahora se muestran un código de error distinto. Si pasamos el puntero por encima, vemos que aparece una etiqueta ofreciendo información sobre ese error. No es algo que deba preocuparnos. Es momentáneo y cambiará al añadir la información del horario de salida.
Ahora debemos continuar resolviendo los demás días, y para ello seguiremos con la función SI, tantas veces como días trabaje esta persona, que para este ejercicio son cinco días. Teniendo en cuenta que si estamos calculando el total de horas trabajadas, estamos hablando de sumar.
Por lo tanto, después del paréntesis de cierre de la primer función SI escribimos el signo +, volvemos a escribir el nombre de la función SI, abrimos el paréntesis de la función y repetimos los mismos pasos para el resto de los días
Si ahora comienzo a cargar la información de ingreso y de egreso para cada día vemos cómo la función va haciendo los cálculos correspondientes. Fin de la clase N° 26
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