Como realizar la validación de datos en Excel

La validación de datos es impedir el ingreso de datos no válidos en nuestra aplicación. Vamos a ver entonces cómo realizar la validación de datos correctamente para que trabaje en nuestra aplicación para mejorar la carga de información.

¿Qué datos tendremos en esta hoja? Obviamente los datos referidos a nuestros productos. ¿Los debemos escribir a mano? No. Usaremos datos que ya tenemos para poder trabajar más rápido, pero haremos algunas modificaciones.

Para ello, iremos a la hoja “Almacén” y seleccionaremos las celdas desde B7 hasta H15. Es importante que también estén los títulos de los encabezados así que no olviden seleccionarlos y copiarlos.

Como realizar la validacion de datos en Excel

Como realizar la validacion de datos en Excel

Hacemos clic en la hoja “Productos” y desde la celda A1 vamos a pegarlos, pero no lo vamos a hacer de la manera tradicional que sería presionar la combinación de teclas CTRL + V. ¿Porqué? Porque en la columna donde están los datos de código de los productos, esa información está creada en base a una función, no importa si es anidada o no, lo importante es que la columna “Código” de la hoja “Productos” que reciba los datos, no los debe recibir en formato de funciones.

Para ello, entonces, con la celda A1 seleccionada, en la ficha “Inicio” haremos clic en la pequeña flecha negra que está debajo del botón “Pegar”, en el grupo “Portapapeles”. Eso desplegará un menú de opciones de pegado con tres grupos principales:

 

  • Pegar
  • Pegar valores, y
  • Otras opciones de pegado
pegar valores

pegar valores

Hacemos clic en el primer botón del grupo llamado “Pegar valores” ¿Por qué? Para que los valores de la columna “Código” se peguen en formato de texto y no sean funciones sino el texto resultante de esas funciones.

Solo deberemos corregir dos situaciones. La primera es que el formato de fecha de la columna “Fecha de compra” Se convirtió al formato “General” pero con solo seleccionar la columna desde su encabezado, es decir haciendo clic en donde está la letra “D” seleccionamos toda la columna y en el grupo “Número” de la ficha “Inicio” cambiamos el formato de “General” a “Fecha corta”

formato de fecha corta en excel

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La segunda situación a corregir es que los títulos no se ven correctamente, ya que todas las celdas tienen el mismo ancho. Para corregirlo presionamos la combinación de teclas CTRL + E para seleccionar todo el rango de celdas con datos, y luego en el grupo “Celdas” hacemos clic en la pequeña flecha negra que se encuentra debajo del ícono y que desplegará un menú con varios grupos:

 

  • Tamaño de celda
  • Visibilidad
  • Organizar hojas, y
  • Protección

Dentro del grupo “Tamaño de celda” veremos un botón llamado “Autoajustar ancho de columna”. Haciendo clic en él, veremos entonces que los títulos se pueden ver correctamente

Autoajustar ancho de columna

Autoajustar ancho de columna

Bueno, podríamos decir que ya está todo listo para comenzar, pero lo cierto es que nos falta un pequeño detalle más: cambiar dos columnas de lugar. La columna “Código” y la columna “Artículos”. Vamos a intercambiar sus ubicaciones. ¿Cómo haremos esto? Muy fácil. Si nos fijamos, de forma predeterminada el puntero de Excel es una cruz blanca y gordita. Pero si seleccionamos los datos de la columna “Artículo” (incluyendo sus títulos ya que también los moveremos junto con los datos) notaremos que, el puntero cambia de forma al pasar por el borde de la selección.

arrastrar una seleccion

arrastrar una seleccion

Esa forma de puntero está indicando que podemos arrastrar esa selección hacia la ubicación que necesitemos. En este caso, y solo de momento, la dejaremos unas celdas debajo de la columna “Artículo”.

 

Ahora voy a seleccionar los datos de la columna “Código”, los voy a “agarrar” y los voy a arrastrar hacia donde estaban los datos de la columna “Artículo” originalmente y por último seleccionamos los datos que dejamos debajo y los arrastramos hacia la actual columna vacía y los dejamos en su nueva ubicación.

arrastrar y soltar un rango de celdas

arrastrar y soltar un rango de celdas

Quizás te estés preguntando ¿Por qué hicimos este cambio de columnas? Lo cierto es que dejamos todo preparado para la próxima clase, pero te adelanto que la función que utilizaremos necesita que ese dato esté siempre a la izquierda de la hoja. Por ahora es importante que entiendas que avanzaste en dejar todo listo para trabajar correctamente. Felicitaciones.

 

Ahora vamos a crear la validación de datos de la hoja “Compras y ventas”. Para ello seleccionaremos el rango de celdas donde aplicaremos la validación, es decir desde B4:B34 y una vez seleccionado ese rango hacemos clic en la ficha “Datos” y el grupo “Herramienta de datos” presionamos el botón “Validación de datos”. Veremos que aparece el cuadro de diálogo llamado “Validación de datos” con sus tres pestañas:

 

  • Configuración
  • Mensaje de entrada
  • Mensaje de error

 

En la pestaña “Configuración” hacemos clic en la pequeña flecha negra que apunta hacia abajo. Esto mostrará una lista desplegable con una serie de opciones de validación que nos será posible permitir en nuestra hoja. La que seleccionaremos para esta clase es la que se llama “Lista”. Al hacerlo, veremos que aparece debajo un campo llamado “Origen” y a la derecha de ese campo, un botón llamado “selector de rangos”. Este es el botón que al presionarlo hará que colapse momentáneamente permitiéndonos seleccionar el rango de celdas que vamos a utilizar para mostrar los productos. Cómo los productos se encuentran en la hoja llamada “Productos” hacemos clic en esa hoja, y veremos que aparece dentro del campo la expresión “=Productos!” Esto significa que seleccionamos la hoja con ese nombre, pero lo que falta es seleccionar el rango de celdas que queremos mostrar con esos productos, que en este caso serán los códigos de esos productos.

tipos de validacion de datos en excel

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Para no tener que cambiar en el futuro los rangos de celdas seleccionados vamos a seleccionar toda la columna A que es la que tiene los códigos cargados. Para ello hacemos clic en el encabezado de columna donde está la letra A y vemos que ahora, en el cuadro de diálogo de validación de datos, la expresión se completó con los datos que faltaban. Es decir, ahora además de mostrar la hoja de dónde provendrán los códigos, también nos muestra de que columna vendrán.

 

Al haber conseguido indicarle al cuadro de diálogo toda la información que necesitaba para mostrar los datos de validación, presionaremos el botón de “selección de rangos” que ahora nos expande nuevamente el cuadro de diálogo y si quisiéramos podríamos configurar las opciones de las pestañas “Mensaje de entrada” y “Mensaje de error” pero lo vamos a dejar, así como está porque con estas opciones básicas tenemos todo lo que necesitamos para obtener el resultado que estamos buscando. Presionamos el botón “Aceptar”, se cierra el cuadro de diálogo, pero ahora veremos que nuestra columna B de la hoja “Compras y ventas” nos permite, en vez de escribirlos, seleccionar los códigos. Esto nos evita además de escribir, que nos podamos equivocar, lo cual nos ahorra mucho trabajo, como veremos en la siguiente clase. Fin de la clase N° 18

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