Si quieres evitar que otros usuarios, por malicia o por error modifiquen o eliminen tu precioso trabajo debes proteger las celdas impidiendo que se efectúen cambios en él.
Escenario: Has estado trabajando durante días, semanas o hasta meses para crear en un archivo de Excel que te permitirá tomar las mejores decisiones de negocios. ¿Que pasaría si te lo modifican o lo eliminan?
Excel cuenta con varias opciones de seguridad y algunas de ellas se pueden usar solas o en combinación con otras técnicas de protección de datos.
Proteger libro
La primera técnica de seguridad que verás se llama «Proteger libro«. Al hacer clic en el comando, lo primero que aparece es un cuadro de diálogo solicitando que se le asigne una contraseña al libro que se está por proteger.
Luego de poner la contraseña Excel te va a solicitar que repitas la misma contraseña. Si prestas atención verás que debajo del campo de contraseña aparece una casilla de verificación que indica que es lo que se va a proteger, es decir la estructura.
Al hacer clic en el botón «Aceptar» el cuadro de diálogo desaparece y queda una pregunta flotando ¿Qué es lo que se protegió después de todo esto? Pues parece que no mucho, porque si seleccionas una celda y presionas la tecla SUPR puedes borrar información inclusive.
Recuerda que el cuadro de diálogo mostraba que es lo que se iba a proteger: «la estructura«. Esto significa que dentro del libro de trabajo ya no se pueden eliminar hojas, esta operación ya no es posible. ¿Eso es todo? No. Esta técnica también impide que las hojas se puedan mover dentro del libro de trabajo.
Queda claro que proteger la estructura no es lo mismo que proteger los datos. Y tal vez con razón te parezca que no es suficiente, lo cual es cierto.
Cifrar con contraseña un libro
De hecho, existe un nivel de protección aún mayor que el que acabas de ver. Se puede también cifrar el libro con una contraseña. Haciendo clic en la ficha Archivo y desde la categoría «Información» verás que tienes la opción indicada de cifrar el libro de trabajo con una contraseña.
Es absolutamente imperativo que sepas que si olvidas la contraseña no podrás abrir el libro de trabajo y perderás el acceso a tus datos de forma definitiva, por lo tanto, no debes olvidarla ni perderla.
Al ingresar la contraseña dos veces como medida de seguridad, el cuadro de diálogo se cierra y nuevamente parece que nada ocurre. Pero lo cierto es que sí ya ocurrió. Solo debes cerrar el libro y volver a abrirlo. Al hacerlo, verás como Excel te pide que ingreses la contraseña para acceder a tu libro de trabajo.
Proteger hoja
Pero quizás necesites que los datos sean visibles pero que solo tú los puedas modificar. Para ello debes usar el comando «Proteger hoja«. Al hacer clic en el comando aparecerá un cuadro de diálogo que te solicitará (cómo siempre) una contraseña, pero además verás que hay más opciones.
Para este ejemplo, verás que están activadas las opciones de «Seleccionar celdas bloqueadas» y «Seleccionar celdas desbloqueadas». Luego de repetir la contraseña y aceptar, ocurrieron los cambios que se estaban buscando:
- Al presionar la tecla SUPR para eliminar un dato, Excel muestra un aviso de que esa acción no es posible.
- Si quieres insertar o eliminar una fila, tampoco podrás, porque las opciones del menú contextual están desactivadas
De esta forma estás asegurando y protegiendo tu valiosa información
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