Uno de los grandes desconocidos a la hora de trabajar con Excel es la impresión. Muchas veces se da «por descontado» que imprimir en Excel es fácil… hasta que deja de serlo…
En ocasiones no se puede imprimir. A veces el grafico no se imprime. O en ciertos casos se esperaba que los datos se imprimeran en una sola hoja, pero se imprimen en dos o más, o… la lista de problemas puede ser muy larga.
Antes de imprimir
Nunca vas a equivocarte si antes de imprimir te tomas unos instantes para verificar si la impresión es realmente necesaria y si tus datos están correctamente formateados antes de que se impriman. Esta pequeña lista te puede ayudar:
Excel, desde la versión 2007, ha integrado las funciones de impresión y vista previa de impresión e imprimir para que desde la misma podamos configurarlas fácilmente antes de imprimir una hoja; de este modo, ahorras tiempo, papel, tinta y dinero. Cuando la hoja de cálculo está lista para imprimir, haces clic en la ficha Archivo > Imprimir y desde la Vista Backstage puedes configurar las diferentes opciones de impresión:
Tiempo necesario: 3 minutos
Estos son los diez pasos de la impresión en Excel que debes verificar:
- Botón Imprimir:
Imprime el documento con las opciones especificadas.
- Número de copias:
Permite definir la cantidad de copias que se van a imprimir.
- Impresora:
Muestra la marca y modelo de la impresora que está actualmente conectada a tu Notebook o PC y su estado (conectada o desconectada). Si haces clic en «Propiedades de la impresora» puedes configurar opciones de impresión específicas de la misma tales como: la calidad de impresión o si vas a imprimir en color o en escala de grises, entre otras.
- Imprimir hojas activas:
Esta opción está disponible para que selecciones las hojas del libro que vas a imprimir.
- Imprimir a una cara o Imprimir a doble cara:
Algunas impresoras no lo permiten pero, si tu impresora lo admitiera, a través de esta opción puedes definir si utilizarás una sola cara del papel o ambas caras.
- Intercalado:
Se utiliza cuando imprimes varias copias de la misma hoja de cálculo. A través de esta opción puedes elegir el orden de la impresión y definir si imprimirás todas las hojas de la primera copia y luego las demás o si vas a imprimir todas las hojas 1 y luego todas las hojas 2 y, así sucesivamente.
- Orientación:
Permite modificar la orientación de la hoja (horizontal o vertical).
- Tamaño del papel:
Este espacio está destinado para elegir la opción que mejorse adecue al tamaño de papel que tienes para imprimir, entre las opciones disponibles del menú desplegable.
- Márgenes:
Puedes mostrar u ocultar los márgenes de la página a imprimir. Si los márgenes están visibles, puedes ajustarlos con el mouse.
- Ajuste de escala:
Permite elegir entre las opciones Sin ajuste de escala (que imprime las hojas en su tamaño real), Ajustar hoja en una página (que reduce el contenido para que se ajuste a una única página impresa), Ajustar todas las columnas en una página(que reduce el contenido a una sola página de ancho) o Ajustar todas las filas en una página (reduce el contenido a una sola página de alto).
Cuando se desea imprimir el contenido completo de la hoja de cálculo se debe hacer clic en Archivo > Imprimir y en la Vista Backstage configuras las diferentes opciones de impresión, tales como la cantidad de copias o la calidad de impresión.
Pero cuando no necesitas imprimir la totalidad de los datos que contiene una hoja de cálculo, puedes seleccionar sólo lo que precisas imprimir para obtener una copia que muestre únicamente los datos seleccionados, optimizando así los recursos. A continuación, verás diferentes procedimientos que Excel nos ofrece para imprimir sólo una parte de la hoja de cálculo.
Imprimir el rango de celdas seleccionado
Este procedimiento es muy sencillo. En el caso de que se necesiten imprimir sólo algunos datos de la hoja de cálculo, debes seleccionar el rango que quieras imprimir y haces clic en Archivo > Imprimir. En el panel izquierdo de la Vista Backstage vas a la sección Configuración y despliegas el menú correspondiente a Imprimir hojas activas y haces clic en la opción Imprimir selección.
Imprimir gráficos
Puedes imprimir sólo los gráficos que has creado a partir de los datos de una hoja de cálculo, sin necesidad de imprimir los datos que los originaron. Si has incrustado un gráfico en la misma hoja de cálculo que contiene los datos de origen, bastará con seleccionar el gráfico e ir a Archivo > Imprimir. Automáticamente, las opciones de impresión se ajustan al tipo de objeto seleccionado, por lo que en la sección Configuración aparecerá marcada la opción Imprimir el gráfico seleccionado.
Cómo resultado de todo lo anterior se obtendrá una copia impresa en la que se mostrará solamente el gráfico basado en los datos de la hoja de cálculo sin los datos que lo originaron.
Buena suerte con tus impresiones 😉
