Como hacer una autonumeracion en Excel

Como hacer una autonumeración en Excel

Con la factura ya diseñada , vamos a  hacer una autonumeración en Excel para cada nueva factura que se cree. De esta forma evitaremos tener que cargar manualmente las facturas emitidas.

Para poder llevar a cabo esta autonumeración de facturas en Excel, tendremos que recurrir a programación VBA. Pero no se preocupen ni se asusten, el código es facilísimo de entender y no les tomará más de un minuto (lo juro) escribir el código.

 

Comenzaremos haciendo clic en la celda donde se creará el número consecutivo, que, en este caso concreto, quedará registrado en la celda G13.

 

Muy bien, ahora es el momento de acceder al editor de Visual Basic. Para mostrarlo  presionaremos la combinación de teclas Alt+F11, para abrir la pantalla principal de este poderoso editor.

Editor de VBA en Excel

Editor de VBA en Excel

Desde la nueva ventana que tenemos en frente, veremos arriba y a la izquierda la ventana de proyectos y dentro de la ventana, veremos la entrada llamada “ThisWorkbook” que cuelga directamente el nombre del libro que tenemos abierto para este trabajo.

 

Hacemos doble clic sobre esa instancia para que, en el panel derecho, se muestre un panel en blanco, denominado módulo. Antes de escribir nada en él, debemos cambiar de la primer lista superior de la izquierda y elegir el libro de trabajo o Workbook. Esto hará que en la lista de la derecha se muestren los valores que hacen referencia al evento de apertura del libro de trabajo correspondiente a la factura.

 

Justo debajo, veremos que aparecerán escritas de manera automática dos líneas de código VBA. Es entre esas declaraciones, que escribiremos el código que se encargará luego de autonumerar la factura cada vez que la cerremos y la volvamos a abrir. Presionamos la tecla tabulador, la que está a la izquierda de la letra Q y escriben este código

Codigo de autonumeracion en Visual Basic para Excel

Codigo de autonumeracion en Visual Basic para Excel

*Range(“G13”).Value=Range(“G13”).Value+1*

 

Una vez escrito el código que nos creará la numeración automática, presionamos el botón Guardar del editor de BVA, cerramos la ventana del editor y volvemos a estar en la hoja de la factura. Aparentemente no pasó nada, pero recordemos que este código crea el número consecutivo de forma automática al cerrar y abrir el libro. Entonces ahora sí, cerramos el documento y guardamos los cambios.

 

Solo por la seguridad de su trabajo, si les llegar a aparecer un cuadro de diálogo que les avisa que si lo guardan en el formato actual van a perder su trabajo, es porque deben guardar el libro como “Libro de Excel habilitado para macros

 

A continuación, abrimos de nuevo el documento y comprobaremos que ahora el número de factura ha comenzado a iniciarse y registrarse.

Primera factura

Primera factura

Si queremos incrementar la numeración nuevamente porque hicimos otra factura, cerramos el libro (guardamos los cambios) y la volvemos a abrir de nuevo. La auto numeración continúa registrándose de manera correlativa.

Segunda factura

Segunda factura

Es importante aclarar que, si salimos de Excel sin guardar los cambios, la numeración correlativa que se haya creado para esa factura no se guardará y, la próxima vez que abramos el documento, la factura se volverá a numerar con la misma cifra que la vez anterior.

 

Para la celda de “Fecha de emisión”, les sugiero aplicar la misma macro con sus correspondientes botones que controlan todos los pasos de la inserción de la función, su copiado y su posterior pegado de valores, tal cual como lo hicieron en el ejercicio de Macros del módulo de Empleados. Revisen por favor esa clase para repetir los mismos pasos. Si no desean hacerlo, no hay problema, no es obligatorio que así se haga.

 

Para la celda “Fecha de pago” la dejaremos como está, ya que esa cantidad de días, no la definimos nosotros sino que es el cliente el que nos dirá a cuántos días de plazo desea pagar, en base obviamente a las políticas de un negocio: pueden ser 7 días, 10 días, 15 días, etc…

 

Para la celda “Vencimiento” vamos a anidar la función ESBLANCO, dentro de la función SI. ¿Porqué? Porque vamos a comprobar si hay cargada una fecha de vencimiento en la celda G15. Si la celda G15 está en blanco, le pediremos a la función SI que la deje en blanco, si no está en blanco, entonces le pediremos a la función SI que haga la suma de la celda G13+G15.

Funcion ESBLANCO anidada

Funcion ESBLANCO anidada

De esta manera podremos comprobar cómo desde la fecha de emisión de la factura y sumándole la cantidad de días de plazo, obtenemos la fecha de vencimiento.

Fin de la clase N° 36

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